Datenschutzerklärung der HexaBear e.U. ("HexaMates")

Stand: September 2025

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Webseite und unseren Dienstleistungen. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2021). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Webseite.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
HexaBear e.U.
Stolberggasse 42/B/18
1050 Wien, Österreich

E-Mail: hello@hexamates.com
Telefon: +43 664 468 13 68

2. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten Daten grundsätzlich die folgenden Rechte zu:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden, sowie auf Auskunft über diese Daten.

  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Vervollständigung oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

  • Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer Daten verlangen.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einlegen.

  • Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die:

Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40-42, 1030 Wien Telefon: +43 1 52 152-0 E-Mail: dsb@dsb.gv.at Webseite: https://www.dsb.gv.at/

3. Datenerfassung auf unserer Webseite

a) Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Webseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

  • Browsertyp und Browserversion

  • Verwendetes Betriebssystem

  • Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)

  • Hostname des zugreifenden Rechners

  • Uhrzeit der Serveranfrage

  • IP-Adresse

Diese Daten werden temporär gespeichert, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseite und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

  • Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unserer Webseite.

  • Speicherdauer: Die Server-Logfiles werden für eine Dauer von [z.B. 14 Tage] gespeichert und danach automatisch gelöscht.

b) Kontaktaufnahme (Kontaktformular / E-Mail)

Wenn Sie per Formular auf der Webseite oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr Anliegen) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

  • Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

  • Speicherdauer: Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. aus dem Unternehmens- oder Steuerrecht) erfolgt die Löschung nach Ablauf dieser Fristen.

c) Cookies

Unsere Webseite verwendet sogenannte Cookies. Das sind kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an.

Wir nutzen Cookies dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Manche Cookies sind technisch notwendig, um die grundlegenden Funktionen der Webseite sicherzustellen. Andere Cookies (z.B. für Marketing oder Analyse) werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.

Beim ersten Besuch unserer Webseite werden Sie über ein Cookie-Banner über die Verwendung von Cookies informiert und um Ihre Einwilligung gebeten. Sie können Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen.

  • Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies: Unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Bereitstellung einer funktionierenden Webseite.

  • Rechtsgrundlage für alle anderen Cookies: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Einsatz von KI-Chatbots

Wir setzen auf unserer Webseite KI-gestützte Chatbots ein, um Ihre Anfragen zu beantworten und Sie bei der Suche nach Informationen zu unterstützen.

a) Zweck und Funktionsweise

Der Chatbot dient dazu, Ihre Anfragen automatisiert zu bearbeiten und Ihnen rund um die Uhr als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Wenn Sie mit dem Chatbot interagieren, werden Ihre Eingaben (Textnachrichten) sowie gegebenenfalls von Ihnen bereitgestellte Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse) verarbeitet, um Ihre Anfrage zu verstehen und zu beantworten.

b) Verarbeitete Daten

  • Inhalt der Konversation: Alle Texte, die Sie in den Chat eingeben.

  • Metadaten: Zeitpunkt der Anfrage, IP-Adresse (anonymisiert), verwendeter Browser, Dauer des Chats.

  • Kontaktdaten: Sofern Sie diese im Chatverlauf angeben, um z.B. ein Angebot anzufordern oder zurückgerufen zu werden.

Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, keine sensiblen Daten (z.B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen, Bankdaten) im Chat preiszugeben.

c) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Chats erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (z.B. Informationsbeschaffung über unsere Produkte) oder zur Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Analyse von Chatverläufen zur Verbesserung unseres Services stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

d) Einsatz von Drittanbietern / Datenübermittlung

[WICHTIG: Hier müssen Sie transparent machen, welche Technologie Sie nutzen. Wählen Sie die passende Option oder passen Sie sie an.]

  • OPTION 1 (Eigenentwicklung): Die Verarbeitung der Chat-Daten findet ausschließlich auf unseren eigenen Servern innerhalb der EU statt. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

  • OPTION 2 (Nutzung eines externen Dienstleisters, z.B. OpenAI/ChatGPT, Google AI, Microsoft): Für die Bereitstellung unseres KI-Chatbots nutzen wir die Technologie des Anbieters [Name des Anbieters, z.B. OpenAI, L.L.C.], mit Sitz in [Adresse des Anbieters, z.B. San Francisco, USA]. Ihre Eingaben werden zur Bearbeitung an die Server dieses Anbieters übermittelt. Eine solche Datenübermittlung in die USA ist mit Risiken verbunden. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sowie Standardvertragsklauseln (SCCs) abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei [Name des Anbieters] finden Sie unter: [Link zur Datenschutzerklärung des Anbieters].

e) Speicherdauer der Chat-Daten

Die Chat-Verläufe werden für die Dauer von [z.B. 90 Tagen] zu Zwecken der Qualitätssicherung und zur Nachverfolgung von Anfragen gespeichert und anschließend anonymisiert oder gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Web-Analyse

[WICHTIG: Falls Sie ein Analyse-Tool wie Google Analytics, Matomo etc. nutzen, müssen Sie hier einen Abschnitt einfügen. Hier ist ein Beispiel für Google Analytics.]

Beispiel: Google Analytics

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir nutzen Google Analytics nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner.

  • Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir haben auf dieser Webseite die Funktion IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen.

6. Datensicherheit

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Diese Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.